Registratie verbruik via Schoolware opzetten

Schoolware kan in combinatie met Count-e gebruikt worden om de consumptie van artikelen te registreren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om via Schoolware in te geven dat een leerling een drankje of maaltijd heeft verbruikt. Die registraties komen vervolgens terecht in een detailboek van Count-e, zodat je ze rechtstreeks kunt verwerken tot leveringen of facturen.

Op deze pagina vind je een overzicht van de stappen die voltooid moeten worden om registraties van verbruik via Schoolware mogelijk te maken.

Stap 1: Schoolware aan Count-e linken

Schoolware heeft niet automatisch toegang tot Count-e. Een van onze medewerkers moet eerst de twee aan elkaar linken.

Om dit te regelen stuur je een mailtje naar help@linkmanage.be, waarin je de volgende gegevens vermeldt:

• Server Count-e
• Databank Count-e
• Server Wisa
• Databank Wisa
• Instellingsnummers van de scholen waarvoor je registraties wilt ingeven
• URL van Schoolware (indien jullie reeds met Schoolware werken)

Zodra je ons deze informatie bezorgt, zorgen wij voor de link tussen Schoolware en Count-e.

Stap 2: Synchronisaties inschakelen

De leerlingen en gebruikers van Wisa moeten gelinkt zijn aan die van Count-e. Zo kan Count-e herkennen welke gebruiker de registraties invoert en voor welke klant ze bedoeld zijn.

Om te verzekeren dat dit het geval is, zullen onze medewerkers de onderstaande synchronisaties inschakelen:

• Synchronisatie van leerlingen met GUID
• Synchronisatie van gebruikers

Synchroniseren betekent dat Count-e automatisch gegevens overneemt uit Wisa. De synchronisatie van de leerlingen bestaat meestal al, maar het is mogelijk dat we een aanpassing moeten doorvoeren om ervoor te zorgen dat elke leerling een GUID (externe code) meekrijgt.

De synchronisatie van de gebruikers zal ervoor zorgen dat personeelsleden die in Wisa een gebruiker hebben, een daaraan gelinkte gebruiker krijgen in Count-e. Voor de personeelsleden die in Wisa al een gebruiker hebben, maar nog niet in Count-e, zal een nieuwe gebruiker aangemaakt worden. De nieuwe gebruiker krijgt dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als in Wisa.

Als er personeelsleden zijn die al een gebruiker hebben in zowel Wisa als Count-e, zullen wij de gebruikers aan elkaar linken voordat we de synchronisatie inschakelen. Op die manier voorkomen we dat er twee verschillende gebruikers ontstaan voor hetzelfde personeelslid.

Stap 3: Doelgroepen artikelen aanmaken

Bij stap 4 zul je bepalen welke gebruikers welke artikelen kunnen zien in Schoolware. Voordat je kunt verdergaan naar die stap, moet je eerst artikelen samenbrengen in een of meerdere doelgroepen.

Een doelgroep is een verzameling van artikelen die je zichtbaar wilt maken in Schoolware. Het is de bedoeling dat je aan elke gebruiker een doelgroep artikelen gaat toewijzen. De gebruikers zien dan in Schoolware alle artikelen van de doelgroep die aan hen is toegewezen.

Als elke gebruiker dezelfde artikelen mag zien, hoef je maar één doelgroep artikelen aan te maken. Wil je daarentegen dat de beschikbare artikelen verschillen afhankelijk van de gebruiker, dan moet je meerdere doelgroepen aanmaken. Je kunt bijvoorbeeld een doelgroep maken per graad, per leerjaar of per leerkracht.

Een doelgroep artikelen aanmaken doe je als volgt:

1. Ga naar Artikelen – Doelgroepen – Doelgroepen artikelen.
2. Klik aan de linkerzijde op Fiche.
3. Klik bovenaan op Invoegen.
4. Geef een code en omschrijving in voor de doelgroep. Deze zijn volledig zelf te kiezen.
   
5. Klik bovenaan op Bewaren.
6. Klik aan de linkerzijde op Toewijzing artikelen.
7. Selecteer onderaan een rubriek waaruit je artikelen wilt toevoegen aan deze doelgroep. (Dit zijn de artikelen die zichtbaar zullen worden in Schoolware.)
8. Klik op Haal op. Bovenaan zullen de artikelen uit die rubriek verschijnen.
   
9. Vink een of meerdere artikelen aan.
10. Klik op Verwerk om de artikelen aan de doelgroep toe te voegen.
11. Herhaal stap 7 tot 10 voor elke rubriek waaruit je artikelen wilt toevoegen. Er kunnen artikelen uit verschillende rubrieken aan één doelgroep hangen.
    
    Ter info: in het menu Artikelen (vlak boven Toewijzing artikelen) kun je zien welke artikelen allemaal aan deze doelgroep hangen.

Nadat je een of meerdere doelgroepen hebt aangemaakt, kun je deze toewijzen aan gebruikers. Dit doe je door middel van webopdrachten. In het volgende gedeelte leggen we uit hoe webopdrachten werken.

Stap 4: Webopdrachten ingeven

Om ervoor te zorgen dat een gebruiker verbruik kan registreren via Schoolware, moet je hem of haar voorzien van een webopdracht. Een webopdracht bestaat uit een aantal instellingen die bepalen welke artikelen een gebruiker ziet in Schoolware en in welk detailboek zijn of haar registraties terechtkomen.

Bij stap 3 heb je artikelen samengebracht in doelgroepen. Nu moet je door middel van webopdrachten die doelgroepen toewijzen aan elke gebruiker die registraties zal invoeren via Schoolware. Door in de webopdracht van een gebruiker een doelgroep artikelen op te geven, maak je de artikelen in die doelgroep zichtbaar voor de gebruiker.

Daarnaast moet je in de webopdracht ook vastleggen in welk detailboek de registraties van de gebruiker terechtkomen. Als je naast de registraties via Schoolware ook leveringen aanmaakt in Count-e zelf, moet je een leveringsdetailboek kiezen. Registraties in een leveringsdetailboek kunnen namelijk omgezet worden naar leveringen, die vervolgens samen met de andere leveringen tot facturen verwerkt kunnen worden. Alleen als de registraties rechtstreeks omgezet moeten worden naar facturen (zonder gebruik van leveringen), kies je een factuurdetailboek.

Een gebruiker voorzien van een webopdracht doe je als volgt:

1. Ga naar Extra – Beveiliging – Gebruikers – Webgebruikers.
2. Selecteer de gebruiker in het overzicht.
3. Klik aan de linkerzijde op Opdrachten.
4. Klik bovenaan op Invoegen.
5. Kies onderaan bij Type de optie ‘1. Ingave verbruik’.
6. Kies bij Hoofdgroep de school of organisatie waarin de gebruiker actief is.
7. Kies bij Detailboek in welk detailboek de registraties van de gebruiker terecht moeten komen.
8. Kies bij Doelgroep Iden de doelgroep klanten waarin alle leerlingen zitten. (In de meeste gevallen bestaat deze reeds. Zo niet, dan kun je op deze pagina lezen hoe je klassen toevoegt aan een doelgroep.)
9. Kies bij Doelgroep artikelen welke artikelen zichtbaar moeten zijn voor de gebruiker.
10. Klik bovenaan op Bewaren om de webopdracht op te slaan.

Herhaal de bovenstaande stappen voor elke gebruiker die verbruik moet kunnen registreren via Schoolware.

Stap 5: Artikelfiche aanpassen

Nog een laatste klein, maar belangrijk punt. Op de fiche van een artikel onder Artikelen – Artikelen vind je het veld Max/Verricht. De inhoud van dat veld bepaalt welke waarden gebruikers kunnen invoeren bij registraties van het artikel.

Als Max/Verricht een positief getal bevat, is dat het maximumaantal dat gebruikers kunnen invoeren. Bevat het ‘-1’, dan zullen gebruikers een bedrag kunnen invoeren, in plaats van een aantal.

In de onderstaande tabel vatten we de verschillende mogelijkheden samen:

Stap 6: Ingaveschermen openzetten in Wisa

Als je Schoolware al gebruikt om de aanwezigheden in te voeren, staat het scherm Ingave per klas al open. De gebruikers die je een webopdracht hebt gegeven, zullen op dat scherm nu ook kolommen met artikelen uit Count-e zien.

Werk je nog niet met Schoolware om de aanwezigheden in te voeren, dan moet je het ingavescherm als volgt openzetten:

1. Ga in Wisa naar Extra – Beveiliging – Profielen – Profielen.
2. Selecteer het profiel voor gebruikers die verbruik moeten kunnen registreren via Schoolware.
3. Klik aan de linkerzijde op Rechten per categorie.
4. Vink onderaan de optie Standaard categorieën tonen aan.
5. Dubbelklik in het overzicht van de categorieën op SCHOOLWARE om de subcategorieën tevoorschijn te halen.
6. Vink binnen de subcategorie webAfwezigheden de rechten aan die op de onderstaande afbeeldingen aangeduid zijn met een groen kader.

Daarbovenop kan het nodig zijn om klassen toe te wijzen aan de leerkrachten en eventueel kalenders aan te maken. Meer informatie hierover vind je in de handleiding Configuratie van de Website.

Als je hulp nodig hebt bij de bovenstaande stappen, kun je contact opnemen met de helpdesk van Wisa via help@wisa.be.